Prenez en main YelloowPlan en moins d'une heure.
Tout ce dont vous avez besoin, étape par étape, sans support, sans friction. De la création du compte à votre premier encaissement.
Créer son compte
Votre compte est la porte d'entrée de tout votre espace YelloowPlan. Il prend moins de 2 minutes à créer.
Rendez-vous sur yelloowplan.com
Cliquez sur "Créer mon espace" en haut à droite de la page d'accueil.
Saisissez votre e-mail professionnel
Aucun mot de passe à créer : vous recevez un lien de connexion sécurisé par e-mail, valable 1 heure.
Cliquez sur le lien reçu
Il vous connecte et ouvre la configuration de votre espace en trois étapes : votre entreprise, votre métier, un premier collaborateur (facultatif).
Accédez à votre tableau de bord
À la fin de ces trois étapes, vous arrivez sur votre tableau de bord, prêt pour la suite de la configuration.
Configurer l'entreprise
Accès : Paramètres → Informations générales
Ces réglages définissent l'identité de votre espace et influencent l'affichage des dates, heures et montants dans toute l'application.
Nommez votre espace
Le nom de votre entreprise ou structure. Il apparaît dans la barre latérale et dans les e-mails envoyés à votre équipe.
Définissez votre pays
Utilisé pour les formats de dates et la devise affichée.
Choisissez votre fuseau horaire
Critique : tous vos rendez-vous seront affichés et stockés selon ce fuseau. Choisissez Europe/Paris si vous êtes en France métropolitaine.
Sélectionnez votre langue
L'interface s'adapte automatiquement. Vos collaborateurs verront la même langue.
Sauvegardez
Cliquez sur "Enregistrer". Les changements sont immédiatement appliqués à tout votre espace.
Ajouter des collaborateurs
Accès : Menu principal → Employés
Invitez les membres de votre équipe pour qu'ils accèdent au planning, aux clients et aux fonctionnalités selon leur rôle.
Ouvrez la page Employés
Menu principal → Employés → cliquez sur "Inviter un collaborateur".
Saisissez l'adresse e-mail
Celle que la personne utilisera pour se connecter à YelloowPlan.
Choisissez un rôle
Propriétaire, Admin, Finance ou Collaborateur. Voir la section 10 pour le détail des permissions de chaque rôle.
Envoyez l'invitation
La personne reçoit un e-mail avec un lien d'activation. Vous voyez son statut "En attente" dans la liste jusqu'à acceptation.
Le collaborateur accepte
Il crée son mot de passe et accède immédiatement à l'espace avec les droits correspondant à son rôle.
Créer des services
Accès : Menu principal → Prestations
Les services définissent vos prestations : durée, prix de vente et coût réel. Ils sont utilisés dans les rendez-vous, le planning et les rapports financiers.
Ouvrez la page Prestations
Cliquez sur "Nouvelle prestation" en haut à droite.
Nommez votre prestation
Exemple : "Soin du visage 1h", "Massage relaxant 90 min", "Coupe femme".
Définissez la durée
En minutes. Elle détermine la plage bloquée dans le planning lors de la création d'un rendez-vous.
Renseignez le prix de vente
En euros. Affiché sur la page de réservation publique et dans les récapitulatifs financiers.
Renseignez le coût réel (optionnel)
Permet de calculer votre marge dans la section Finance. Peut être ajouté plus tard via Services → Coûts réels.
Ajoutez une catégorie (optionnel)
Organise vos services en groupes dans la liste et sur la page de réservation.
Gérer les clients
Accès : Menu principal → Clients
Votre base clients centralise toutes les informations sur chaque client : coordonnées, historique des rendez-vous et préférences de facturation.
Créez votre premier client
Clients → "Nouveau client" → Renseignez le nom, prénom, téléphone et adresse e-mail.
Consultez la fiche client
Elle centralise l'historique des rendez-vous passés et futurs, ainsi que les montants encaissés.
Configurez le mode de facturation si besoin
Pour les clients à tarif spécifique, configurez sur la fiche : tarif horaire, forfait fixe, ou prix à la prestation.
Ajoutez des notes
Allergies, préférences, informations importantes — visibles uniquement par votre équipe, jamais par le client.
Créer un rendez-vous
Un rendez-vous relie un client, un collaborateur, une ou plusieurs prestations et un créneau horaire. Deux méthodes pour le créer.
Méthode A — Depuis le planning
- Planning → Vue Semaine ou Vue Mois
- Cliquez sur un créneau libre dans la colonne du collaborateur
- Le dialog s'ouvre avec la date et l'heure pré-remplies
- Sélectionnez le client, le service, puis validez
Méthode B — Depuis la fiche client
- Ouvrez la fiche du client concerné
- Cliquez sur "Nouveau rendez-vous"
- Le client est pré-rempli — choisissez la date, l'heure et le service
- Validez pour créer le rendez-vous
Utiliser le planning
Accès : Menu principal → Planning
Le planning est le cœur de YelloowPlan. Il affiche les rendez-vous de toute votre équipe, semaine par semaine ou mois par mois, avec déplacement par glisser-déposer.
Vue Semaine
Colonnes par collaborateur, navigation par flèches ou clic sur les dates. Vue la plus détaillée, idéale au quotidien.
Vue Mois
Aperçu haute densité sur 4 à 5 semaines. Parfait pour vérifier la charge et anticiper les pics d'activité.
Glisser-déposer
Déplacez n'importe quel rendez-vous en le faisant glisser vers un autre créneau ou un autre collaborateur. La modification est immédiate.
Filtre collaborateurs
Affichez uniquement les créneaux d'un ou plusieurs membres de l'équipe pour simplifier la vue.
Détail d'un créneau
Cliquez sur n'importe quel rendez-vous pour voir le détail : client, services associés, montant et statut du paiement.
Création depuis le planning
Cliquez sur un créneau vide pour créer un rendez-vous directement depuis la vue planning.
Finance & encaissements
Accès : Menu principal → Chiffre d'affaires
La section Chiffre d'affaires vous donne une vue en temps réel de vos encaissements, votre CA prévisionnel et vos marges par prestation.
Consultez le tableau de bord Chiffre d'affaires
CA encaissé vs prévisionnel, marge si les coûts réels sont renseignés dans les prestations.
Marquez un rendez-vous comme payé
Depuis Chiffre d'affaires → Encaissements ou depuis le détail d'un rendez-vous dans le planning. Sélectionnez le montant, le mode de paiement et la date.
Modes de paiement disponibles
Carte bancaire · Espèces · Virement · Chèque · Autre.
Annuler un encaissement
En cas d'erreur de saisie, cliquez sur "Annuler le paiement" depuis le détail du rendez-vous. L'opération est réversible.
Configurer le mode de calcul du CA
Paramètres → Mode de calcul du chiffre d'affaires : choisissez entre CA encaissé (réaliste, basé sur les paiements reçus) ou CA prévisionnel (planifié, basé sur les rendez-vous).
Paramètres
Accès : Menu principal → Paramètres
Les paramètres centralisent la configuration globale de votre espace : identité, équipe, services, facturation et abonnement.
Informations générales
Nom de l'entreprise · Pays · Langue · Fuseau horaire.
Mode de calcul du CA
Choix entre CA encaissé et CA prévisionnel · Recalcul manuel de l'historique.
Fermetures de la société
Déclaration des jours fériés et fermetures exceptionnelles · Impact sur le planning.
Importer un historique client
Import CSV de vos clients et rendez-vous existants pour démarrer sans repartir de zéro.
Plan & Facturation
Plan actif · Prochaine date de facturation · Changer de plan · Télécharger les factures.
Permissions & rôles
YelloowPlan utilise un système de rôles pour contrôler précisément ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire.
| Permission | Propriétaire | Admin | Finance | Collaborateur |
|---|---|---|---|---|
| Voir le planning | ||||
| Créer des rendez-vous | ||||
| Modifier des rendez-vous | ||||
| Voir les clients | ||||
| Gérer les clients | — | |||
| Accès Finance | — | |||
| Encaisser des paiements | — | |||
| Gérer les services | — | — | ||
| Paramètres de l'entreprise | — | — | — | |
| Gérer l'équipe | — | — | — | |
| Abonnement | — | — | — |
Matrice simplifiée — le système comporte 8 rôles : Propriétaire, Administrateur, Assistant·e gérant·e, Manager, Finance, Paie, Collaborateur, Lecture seule.
Fonctionnalités avancées
Une fois les bases maîtrisées, ces fonctionnalités vous permettent d'optimiser votre flux de travail et d'exploiter pleinement YelloowPlan.
Page de réservation publique
book/votre-slugYelloowPlan génère automatiquement une page de réservation accessible à vos clients. Ils réservent directement un créneau disponible selon vos services actifs. La demande apparaît dans Demandes en ligne (menu de la sidebar) pour validation avant d'être confirmée dans le planning.
Accès : Menu principal → Site & booking
Modes de calcul du chiffre d'affaires
Configurez le mode de calcul client par client : par prestation (prix de chaque service), forfait fixe (montant mensuel invariable), taux horaire (durée × taux du client) ou hybride. La configuration se fait depuis la fiche client.
Accès : Clients → Fiche client → Mode de facturation
Recalcul du CA
Après avoir configuré votre mode de calcul du CA, lancez un recalcul manuel pour appliquer les nouvelles règles sur l'ensemble de votre historique. L'opération est idempotente — elle peut être relancée autant de fois que nécessaire.
Accès : Paramètres → Mode de calcul du chiffre d'affaires → bouton « Recalculer le CA des RDV »
Journal d'audit
Chaque action importante est tracée : modification de rendez-vous, encaissement, changement de paramètre. Le journal d'audit est accessible par le Propriétaire et les Admins pour une traçabilité complète.
Accès : Menu principal → Audit logs
Bonnes pratiques
Ce que les utilisateurs les plus efficaces font systématiquement pour tirer le meilleur de YelloowPlan.
Configuration initiale
À faire une seule fois- Fuseau horaire défini avant le premier RDV
- Tous les services créés avec durée et prix
- Coûts réels renseignés sur les services principaux
- Mode de calcul du CA choisi
- Rôles attribués correctement à l'équipe
Quotidien
Habitudes à prendre- Marquer chaque RDV comme payé le jour même
- Vue Semaine pour le suivi des créneaux
- Vue Mois pour la planification à moyen terme
- Ajouter les notes client après chaque visite
Mensuel
Bilan régulier- Vérifier le tableau de bord Finance
- Contrôler que tous les RDV sont bien marqués payés
- Mettre à jour les coûts réels si les tarifs fournisseurs ont changé
Dans cet ordre, vous ne serez jamais bloqué lors de la création d'un rendez-vous.
FAQ
Les questions les plus fréquentes des nouveaux utilisateurs de YelloowPlan.
Puis-je utiliser YelloowPlan sur mobile ?
Combien de collaborateurs puis-je inviter ?
Un collaborateur peut-il voir les montants encaissés ?
Comment changer le fuseau horaire après coup ?
Comment supprimer un rendez-vous ?
Mes données sont-elles sauvegardées ?
Comment changer de plan ?
Le glisser-déposer ne fonctionne pas sur mon iPad.
Vous n'avez pas trouvé votre réponse ?
Nous répondons personnellement à chaque question. Pas de bot, pas de réponses automatiques.